Les personnes ou organismes détenteurs d'un agrément vacances adaptées organisées sont tenus d'informer, deux mois avant le déroulement du séjour, les préfets des départements concernés. Un modèle de formulaire est pour cela mis à disposition des organisateurs, diffusé en annexe d'un arrêté publié le 16 juillet au Journal officiel. Le texte rappelle également que la déclaration peut se faire par voie électronique, sur la plateforme dédiée, dénommée Service numérique VAO.